档案数字化工作总结

档案数字化工作总结（共10篇）

1.档案数字化工作总结 篇一

干部人事档案数字化和专项审核工作总结

工作总结就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，并分析成绩的不足，从而得出引以为戒的经验。东星资源网今天为大家精心准备了干部人事档案数字化和专项审核工作总结，希望对大家有所帮助!

干部人事档案数字化和专项审核工作总结一

为深入贯彻落实中央从严管理干部精神，进一步从严管理公司干部人事档案，根据局人力资源部《关于加快干部档案数字化工作进程的紧急通知》(中铁四人电[2020]408号)文件精神，开发投资分公司结合公司干部人事档案管理工作实际，迅速行动、突出重点，认真做好此项工作，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础工作。现将此次干部人事档案数字化和专项审核工作总结如下：

一、迅速成立干部人事档案专项审核及数字化工作领导小组

干部人事档案管理工作是做好干部工作的基本条件之一，干部人事档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为切实做好干部人事档案专项审核和数字化工作，公司于5月3日组织召开专题会议，会上明确了此次干部人事档案专项审核和数字化工作的领导小组，并迅速下发了文件，明确了领导小组的工作职责。公司综合管理部坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，安排专人负责此项工作，并定期汇报工作进展情况，切实解决工作中遇到的实际问题。干部人事档案数字化工作领导小组成员充分认识到此次档案数字化工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案数字化工作顺利和深入的开展。

二、及时购买数字化设备，确保此项工作顺利推进

公司负责此次干部档案数字化工作的人员认真参加了局组织的专项培训。此次培训，对干部人事档案管理的新要求、新标准进行了详细阐述，重点就干部人事档案数字化扫描操作进行了演示和说明。为确保该项工作顺利推进，公司按照局人力资源部要求，及时购买了专用扫描设备，配置了专用电脑等硬件设施，并熟练掌握了扫描仪的操作技巧，确保干部档案数字化工作高起点启动、高效率推进、高质量完成。

三、干部人事档案数字化工作基本情况

公司现有职工28人，其中2人为工人身份。此次干部档案数字化工作共审核干部人事档案26份(其中6名公司领导的档案于2020年6月在局机关统一审核完成)。

四、干部人事档案专项审核时间安排及方法步骤

1.按照档案数字化新要求重新整理干部人事档案

公司综合管理部以此次干部人事档案数字化工作为契机，及时将档案目录、干部职务变动登记表、工资变动登记表以电子目录的形式进行保存并打印存入人事档案，更清楚直观地反映个人信息，规范档案管理工作。同时，按照干部人事档案数字化的新要求对档案进行重新分类、归档，重点将档案的4类、9类分小项归档，确保分类准确，符合此次档案数字化的总体要求。

2.审核登记

根据此次档案数字化工作的内容和要求，公司综合管理部迅速采取多种形式，加大工作力度，按照干部任免审批表(干部履历表)上的信息，由档案初审人员对公司干部的“三龄二历一身份”等信息进行重新审核。

3.资料补充

干部档案数字化专项审核初审结束后，公司综合管理部对干部档案中缺失的资料进行统一汇总，将所缺材料逐项进行登记、补充，对收集归档的材料认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、手续完善。对确需存入档案但档案中没有相应资料的提供证明材料并存入档案第5类。

4.组织认定

根据此次干部人事档案数字化工作开展情况，交公司全体干部员工对本人的《干部任免审批表》、《干部人事档案专项审核认定表》进行确认并交由本人签字，加盖公司综合管理部公章后将《干部任免审批表》存入干部人事档案第5类中，以备检查。

5.处理问题、完善档案

调查核实后，对此次审核过程中发现的问题，进行妥善处理，将审核过程中补充收集的资料、个人说明材料、组织认定和处理材料及时归档，确保档案完善。

6.干部档案数字化

公司安排专人对审核、归档完的干部档案进行数字化扫描，按照目录录入、逐一扫描、逐一修图、存储备份、后期处理、上传前检测、修改完善、最终上传等步骤，确保档案内的每一页资料均符合专审要求。为确保档案准确、完整、可用，每一册档案扫描完成后还安排专人进行检查复核，确保上传系统的档案顺利通过检测，对检测不通过的档案逐项进行反查，并及时进行整改，确保上传的每一份资料均准确无误。

五、存在问题和今后工作打算

局人力资源部于2020年4月23日至公司就干部人事档案专项审核工作进行了抽查，检查中发现仍存在专审表填写不规范、工资及职务变动登记表登记不准确等问题，公司就局人力资源部审核发现的问题，及时进行修改调整，并重新扫描上传档案数字化系统，确保每位干部的档案准确无误。

此次干部人事档案数字化工作，使得我们的干部人事档案管理得到了规范，也取得了一些成效，为后续干部档案管理规范化提供了依据。在今后的工作中我们将结合股份公司、局档案管理工作要求，强化人事档案日常管理，积极建立干部人事档案工作长效机制，加快信息化进程，提升公司的干部人事档案管理水平。

干部人事档案数字化和专项审核工作总结二

为深入贯彻落实中央从严管理干部的精神，进一步从严管理干部人事档案，根据中组部《关于印发全国干部人事档案专项审核工作实施方案的通知》(组通字〔2020〕32号)以及省、市、区委组织部门有关要求，新都区人社局将全区一般事业单位干部人事档案专项审核工作列入2020年人事人才重点工作内容，明确了以“文件引领工作，层层把关、交叉审核”的工作思路，多措并举，扎实开展干部人事档案专项审核工作。

一、严肃态度，细化责任。为确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，区人社局成立了以党组书记为组长，人事工作分管领导为副组长的事业单位档案专项审核领导小组和事业单位档案标准化、数字化领导小组，并于2020年1月15日正式印发《关于开展区属事业单位中层以下干部人事档案专项审核的通知》(新都人社函〔2020〕1号)，明确了档案专项审核的责任分工，档案专项审核的范围，参与档案专项审核的人员组成，档案专项审核的完成时限。

二、严格选人，扎实培训。区人社局从全区51家事业单位主管部门，选择政治觉悟高、组织纪律强且具有政工人事工作经验的在编人员69人参与档案专项审核工作。2020年3月，组织相关主管部门业务分管领导及业务经办人，召开档案专项审核工作推进会，再次明确工作要求及责任分工。同时邀请区委组织部长期从事档案专项审核的专家从干部人事档案基础知识、干部人事档案数字化工作内容和专项审核方法等方面进行了详细讲解培训，确保“审核规则一致、方法明确，标准统一”。

三、严循程序，精细审查。区人社局确定了“三步走”的工作法，有效破解了区属一般事业单位干部人事档案普遍资料缺失较为严重的难题。一是以各事业单位主管部门为单位，明确时限要求，组织事业干部依据实际情况自行填写《干部任免审批表》(草表);二是组织档案专项审核人员依据干部档案资料，结合《干部任免表》(草表)内容，认真填写《新都区干部人事档案资料完善情况登记表》，发放至各事业单位主管部门限期补充完善。同期，下发《关于完善干部人事档案材料的通知》和《关于继续开展区属一般事业单位中层以下干部人事档案专项审核工作的通知》，进行工作情况通报和资料补充，确保第二阶段工作顺利完成。三是组织档案专项审核人员开展审查登记工作，对干部档案逐个逐页逐项进行审查，并认真填写《干部人事档案专项审核情况登记表》，首先由两名审核人员进行交叉审核，确认《干部任免表》(全国档案专项审核专用)信息，然后由区人社局档案专职人员进行复审，对发现的问题进行登记汇总，确保信息齐全和准确无误。

四、严格标准，保质保量。严格依据中央、省、市干部人事档案工作法规和要求，全面审核干部档案的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，尤其注意审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。对于档案补充资料，坚决落实签字制度，做到“出处有人把关，归档有人签字”，对于不符合入档规定的，坚决不予归档，无关键作证材料的信息不予认定，以确保干部“三龄两历一身份”等档案信息真实、准确、完整、规范，确保高标准、高质量地完成干部人事档案专项审核工作任务。

据统计，档案专项审核工作历时7个月，动员全区51家区内机关事业单位共计69人参与，组织人员专业知识和业务培训17场次，发放《新都区干部人事档案资料完善情况登记表》652份，收集各类档案补充材料7万余页，对全区近700卷一般事业单位在职中层以下干部人事档案“三龄两历一身份”进行了再审核再确认。截止目前，已收回经干部确认签字确认的《干部任免审批表》和《2015版干部履历表》350份。下一步，区人社局将按预定方案引入第三方档案数字化公司，进行中层以下一般事业单位干部人事档案标准化、数字化加工，并在干部档案数字化的基础上，运用计算机综合管理系统，实现干部档案日常管理和信息利用现代化，更好发挥干部档案服务干部工作的信息资源库作用。

干部人事档案数字化和专项审核工作总结三

为贯彻落实市委组织部《关于印发<全市干部人事档案专项审核工作实施方案>的通知》精神，按照市干部人事档案管理中心《关于做好干部人事档案专项审核工作的通知》要求，集团于9月至10月集中开展了干部人事档案专项审核工作，现将有关情况总结如下。

一、专项审核情况

在本次专项审核工作中，集团采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐卷逐页查问题，对干部人事档案进行全面审核，初审完成后集中进行复审。采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐卷逐页查问题，认真排查风险点，对干部人事档案进行全面审核，初审完成后集中进行复审。重点审核了“三龄二历一身份”等信息，并注意档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否规范完整。

审核完成后，对存在的问题进行了集中处理。将专项审核中形成的《干部任免审批表(档案审核专用)》、《干部人事档案专项审核认定表》、《干部基本信息审核确认表》进行入档，并同时收集整理了20xx年以来的年度考核登记表、评聘专业技术职务材料、党团材料、奖励材料、工资材料、干部任免材料等。在本次专项审核中，共收集材料3035份，退回材料55份，整理入档2980份。材料整理入档后，打印了新的档案目录并进行了装订。按照市委组织部和档案管理中心要求，将《干部人事档案专项审核情况登记表》《干部任免审批表》和《干部人事档案专项审核认定表》装订成册，交档案管理中心集中保管。

集团共审核271名在职干部档案，其中档案真实性存疑0人，查实档案涂改的17人。

1、涂改内容17人。其中，涂改出生日期5人，查实属于笔误的6人，确属造假的0人。

2、虚填信息37人。

(1)虚填年龄(填大或填小)12人。填大年龄的：其中，为入团填大年龄的0人，为入党填大年龄的0人，为入伍填大年龄的8人，为入学填大年龄的0人，为招工填大年龄的3人，为转干录干填大年龄的0人。其中，填大3个月以内的0人，填大3至12个月的1人，填大1至2年的9人，填大2年以上的1人，填大最多的为3年1月。填小年龄的：其中，为入伍改小年龄的1人，为招工改小年龄的0人。其中，填小3个月以内的0人，填小3至12个月的0人，填小1至2年的1人，填小2年以上的0人，填小最多的为1年4月。

(2)虚填学历学位25人。其中，不符合报考资格条件，通过虚填学历学位报考并取得上一级学历学位的23人。

3、伪造材料0人。

二、主要做法

集团在专项审核工作中，加强组织领导，坚持高标准、严要求，严格把握审核重点和信息认定，确保准确无误，圆满完成了审核任务。

1、领导重视，精心组织。为搞好干部人事档案专项审核工作，集团党委对干部人事档案专项审核工作进行了研究，集团党委书记、董事长2次听取专项审核工作情况汇报。成立了干部人事档案专项审核工作领导小组，集团党委书记、董事长为组长，集团分管领导为副组长，集团组织人事科、各单位分管负责人为成员，定期对专项审核情况进行研究。集团结合实际，制定了干部人事档案专项审核工作方案，做到组织到位，人员到位，分工明确，责任到人。为保质保量完成工作任务，集团从下属单位抽调政治素质高、组织纪律性强、爱岗敬业的12名同志参加专项审核工作，认真组织审核人员参加市档案管理中心的培训，准确把握相关政策规定。认真落实专项审核工作责任制，审核人员全部签订《保密责任书》，对审核工作情况和数据严格保密，未经批准严禁对外公布。

2、明确要求，把握重点。在专项审核工作中，以专项审核《操作手册》、《全市干部人事档案专项审核工作实施方案》等为依据，采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐卷逐页查问题，对干部人事档案进行全面审核，初审完成后集中进行复审。审档人员以极强的.责任感，本着对组织、对干部个人负责的态度，重点审核干部“三龄二历一身份”、奖惩情况、家庭成员及重要社会关系等重要信息，以及档案材料是否涂改造假、重要原始材料是否规范完整，是否存在以不实信息获取利益等现象。集团专项审核领导小组严格把握归档材料报送关和审核关，要求报送材料做到真实、有效，严格杜绝不规范、不完整和虚假材料入档。

3、认真研究，从严把握。一是研究处理意见。集中审核结束后，对审核中发现的问题，集团专项审核工作领导小组多次请示市委组织部和市档案管理中心，进行了集体研究，严格按照处理办法，提出了处理意见。材料不齐全不规范的，按规定进行补充或说明;干部重要信息记载不一致的，严格按照相关政策规定进行认定。二是从严认定信息。集团专项审核工作领导小组集体研究2次，共认定54人档案问题。根据认定结果，规范填写，形成了每名干部的《干部任免审批表(档案审核专用)》，存在涂改问题的，形成了《干部人事档案专项审核认定表》，由所在单位党组织进行反馈，与干部本人见面，进行签字确认。对于干部信息认定有变动的，耐心向他们讲清政策规定、利害关系和纪律要求，力争消除误解、打消顾虑。

三、下步工作打算

在下一步工作中，集团将进一步提高干部人事档案管理规范化水平，让档案在干部人事工作中发挥基础性作用。

1、严格档案日常管理。严格按照中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》和省委组织部《关于严格干部档案日常管理的通知》要求，严把档案管理关键环节，对新纳入管理范围的干部档案进行审核，对拟存档的档案材料进行认真鉴别，确保材料真实性。严格遵守干部档案管理中心的相关规定，在查阅干部档案时，由集团统一开具审批表，档案工作人员全程陪同。

2、加强档案信息的利用。一是严格执行干部任前档案审核制度。要将干部任前档案审核作为干部选拔任用的必经程序和干部监督的有力手段，对所有拟选拔任用干部、新进任用干部的档案，均进行严格审核。任前审核中发现存在问题的，立即查核，未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序。二是做好相关信息的利用。在此次专项审核中，审档人员严格按照相关政策规定，将每名干部的基本信息予以审核确认，规范填写了《干部任免审批表》。在下一步工作中，要及时更新人员数据信息，为组织决策提供有价值的参考依据。

2.档案数字化工作总结 篇二

一、纸质档案保护工作存在的问题

在调研中发现, 当前纸质档案保护工作主要存在下列问题:

1. 首先是思想重视不够。

随着办公自动化和数字档案馆建设的推进, 一些档案工作者认为电子文件将逐渐取代纸质文件, 从而忽视了纸质档案的管理和保护;也有一些档案工作者由于自身的专业素质较低, 缺乏档案保护的专业意识和专门技能。

2. 管理制度不健全。

缺乏完备的档案管理标准化体系和管理制度, 或者虽有制度, 但存在漏洞, 同时又执行不力。例如:库房内未能严格按照标准进行温湿度的控制和调节, 在不适宜的环境下保管和管理档案, 加速了档案的老化和损害。

3. 库房条件简陋, 缺乏必要的档案保护设备。

如:库房没有按照国家档案馆建筑标准建造, 封闭性差, 或未配置空调机、去湿机、温湿度表及吸尘器等基本档案保护设备。

4. 档案入库前未进行严格的灭菌消毒。

除了常规归档材料外, 包括向社会和个人征集的时间较久甚至已霉变的史料及其档案装具, 未经严格灭菌消毒就入库上架, 从而导致虫害迅速扩散, 如不及时采取措施, 将会很快波及、危害整体库房档案。

5. 档案库房内未放置防虫防霉药物, 或原有药物已放了很长时间而未添加新药物, 致使药效不佳。

现在多数高校档案部门为节省空间, 都已安装了密集架, 由于密集架开启时整架是敞开的, 使架内放置药品很快挥发, 如果不及时添加药物, 则达不到防虫防霉的效果和目的。

6. 档案库房未建立定期检查制度。

档案入库后, 没坚持定期检查制度, 特别对一些历史档案, 由于利用率低, 检查少, 未能及时发现生虫蛀霉变现象, 从而延误了档案抢救时间。

二、解决的办法及对策

1. 强化纸质档案保护意识, 增强档案人员的责任感。

首先, 必须充分认识到, 纸质档案作为一种不可再生的“集体记忆”, 具有脆弱性和不可替代性特征, 存在正在遭到破坏或消失的危险, 迫切需要档案工作者以一种有效的方式实施抢救和保护, 这是档案工作者义不容辞的职责和任务。我们应本着“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的高度政治责任感, 采取积极有效的措施抢救和保护档案。对于如何做好纸质档案保护工作, 教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》第27号令 (以下简称《办法》) , 对档案的保护工作提出了新的更高的要求和具体的措施, 《办法》第二十一条明确指出:“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术, 防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管。”《办法》不仅提出了档案保护的原则, 使我们进一步明确了做好档案保护工作是档案管理工作中的一项重要工作, 同时也为我们如何做好档案保护工作, 提出了具体的指导性要求和办法。其次, 要争取学校领导的重视和支持, 把档案工作纳入学校发展的总体规划, 加大对档案工作支持的力度, 下达专门档案保护经费, 配置必要的档案保护设备, 改善库房保管条件。第三, 要提高档案工作人员的档案保护技能。档案保护工作, 涉及档案的收、管、用等各个环节, 要加大档案保护重要性的宣传力度, 进一步普及档案保护知识, 使馆内每位档案工作人员都能熟悉档案管理的相关规定和档案保护的技术标准, 并切实落实到具体的档案管理工作中。

2. 建立和完善档案保护技术规范和标准, 落实各项法规和制度。

目前国家档案局和相关部门已制定了一系列档案保护的技术标准, 规范档案的保管环境及设备使用。纸质档案保护的重点是要做好库房的温湿度控制, 防霉、防蛀, 修复加固等方面工作。

(1) 改善档案保护条件, 做好库房温湿度的控制。要彻底解决档案虫霉问题, 关键要在“防”上下工夫。首先必须配置空调机和去湿机, 科学合理地控制库房温湿度。为了最大限度地延长档案保存寿命, 有条件的档案馆可以采用严格的温度标准。根据有关研究结果表明:档案库房保存纸质档案的温湿度条件温度控制在15—22℃度, 相对湿度控制在45%—60%。但控制好相对湿度更为重要, 湿度高有利于霉菌生长, 相对湿度在70%以上对纸质的损害越严重。总之, 要通过多种途径、多种方式, 采取多种手段改善档案的保护条件。

(2) 进行前端控制, 把好档案入库前的消毒灭菌关。预防档案虫霉问题, 除了严格库房的温湿度控制外, 还要加强库房的虫害检查。传统的档案保护工作一般是从档案入库以后开始的, 现代档案保护理念和保护技术要求做好前端控制, 即从档案形成或入库前就充分考虑档案保护问题, 采取措施, 使档案在入库前就能得到有效保护。需要数字化的归档材料, 应先扫描, 然后进行灭菌消毒后入库, 避免入库后扫描造成档案的二次污染及对档案的损伤;每年收集整理完毕的归档材料, 包括平时向社会、个人征集或捐赠来的档案材料 (连同装具) , 必须通过辐照等方法灭菌消毒后, 方可入库上架, 这是从源头上控制虫害的有效措施。

(3) 强化后端管理, 加强档案入库后的检查和保护。档案经消毒灭菌后, 仍然必须加强虫害检查和对库房的管理, 建立定期检查制度。尤其是密集架库房, 杀虫药物挥发快, 调档后注意及时封闭密集架, 并经常检查及时添加药物。提供利用档案时, 尽可能利用电子档案, 除特殊情况, 一般不提供原件查阅, 以减少对原件的损害。使用铁皮档案柜的, 应在铁皮柜门框边加装密封胶条, 加强防尘防湿作用。还要加强库房的防尘措施, 进库房换鞋或用鞋套;查阅档案时戴手套, 避免污染档案;库房内搞卫生时使用吸尘器, 空调机加过滤网等。

(4) 防治结合, 破损档案及时修复加固。《高等学校档案管理办法》第27号令中明确规定:“对已破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管。”经检查, 如发现库房档案有破损、生虫和长霉情况发生, 应立即采取措施进行修复。档案的修复过程是一个高度专业性的工作, 它除了要求修复工作者具有高度的责任心和认真细致的工作态度外, 还须经过严格的修复专业技术的学习培训, 掌握一定水平的专业技术。同时, 在修复工作中应严格遵循修复的原则:第一是安全性原则, 在档案的修复过程中, 保证档案的安全是第一位的大事, 要严格按照操作规范和标准来执行, 要确保修复的环境、修复措施、修复材料的安全。第二是真实性原则, 即切实保护档案原始信息的真实性, 尽量保持档案文件原貌, 最大限度地延长档案的寿命。也就是说必须以保持档案原有面貌和历史痕迹为准则, 不能随意的涂改, 更不能损伤档案的历史痕迹, 做到修旧如旧, 修旧如原。笔者认为:一些办学历史长、有条件的高校应加强档案修复人才的培养。培养的途径:一是可以选派业务素质好的人员参加国家和省、市图书馆及档案局举办的“古籍和档案保护技术培训班”学习。例如:2008年10月, 我馆派同志参加了由国家古籍保护中心在杭州举办的“第五期全国古籍修复技术培训班”, 培训班采取理论与实践结合的有效方式, 使学员们既学到了理论知识, 又在修复技能上得到了锻炼和提高, 深受学员们的欢迎。二是可到拥有较强技术力量的省、市档案局或图书馆拜师学习和实践修复技术, 这种学习形式时间短、收效大。学成后在本单位反复试验实践, 经专家检验合格后, 再在原件上进行修复。对重要档案修复后应及时扫描转换成电子档案保存。对少数破损严重的档案, 可请富有经验的专家帮助修复。

2007年3月, 温家宝总理在十届全国人大五次会议所作的《政府工作报告》中强调:“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”。把档案保护与文化遗产保护、自然遗产保护一并列入《政府工作报告》, 表明了党中央、国务院对档案工作的高度重视。防止档案生霉长虫, 做好纸质档案保护工作, 是一项长期而艰巨的任务, 我们必须始终绷紧档案保护这根弦, 以防为主、防治结合, 严格执行国家档案保护的技术标准和规范, 持之以恒、克服困难, 确保高校纸质档案的完整与安全。

摘要：本文通过对部分高校纸质档案保护工作的调研, 阐述保护工作的现状及存在的问题, 并结合工作实践, 谈谈对纸质档案保护的几点看法。

关键词：纸质档案,档案保护

参考文献

[1]于志成.谨防纸质档案修复中的“保护性破坏”[J].档案建设, 2008 (5) .

[2]瞿耀良.空气湿度对纸张耐久性的影响[J].中国档案, 1995 (4) .

3.档案数字化之前的准备工作 篇三

目前我国档案馆中有绝大多数的馆藏都是非数字形式的，因而要建立数字档案馆，则必须对非数字化的档案进行数字化工作，这样才能确保数字档案馆资源的丰富性。很多档案馆在决定建立数字档案馆后，便开始了轰轰烈烈的档案数字化工作，从排架号——开始了工作量巨大的扫描工作。在数字化之前，我们应该放慢脚步，想一想下面这些问题——是否有必要对所有的非数字档案进行数字化处理?如何选择要进行数字化的非数字档案?在数字化的过程中，需要注意什么问题?因为档案数字化工作毕竟是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术作支撑，同时也会涉及到一些法律问题。

一、成立数字化工作小组

数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和馆藏就可以顺利的开展数字化工作了，其中涉及到诸如数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等等。

二、确定数字化的范围

由于归档范围制定的比较宽泛，同时各个档案馆对接收档案的数量也没有限制，因而在中国，档案的进馆率高达60％-70％，而在美国则仅有3％-5％。有此可以看出，中国档案馆馆藏量是很大很丰富的，同时也不排斥一些资源重复建设和没有进馆价值的档案的存在，因此，如果对所有的馆藏都进行数字化，不仅会使其工作量和投资规模在整个数字档案馆建设中占很大比重，同时也会使得数字档案馆建设在很长时间内都会局限在档案数字化工作中，这样数字化工作所产生的实际效益和其大笔投入就会形成鲜明对比。

事实上，档案数字化的目的不外乎两点：即保护和利用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化工作。需要用数字化副本的方式加以特别保护的濒危档案只是少数，况且这种方式也无法从根本上解决这类档案的长久保管问题，受数字载体物理寿命和技术寿命的限制，这些濒危档案的数字化副本可能比其原件更加脆弱；至于为建立数字档案馆、便于利用而进行数字化，则必须从实际利用率的角度对拟数字化档案进行投入效益分析，毕竟在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成本的也只是少数。由上可以看出，没有必要对所有非数字馆藏进行数字化。

笔者认为，数字化工作小组要根据馆藏特色和利用统计等本馆的实际情况来确定数字化的范围，可以把选择的角度确定在四个方面：一、对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化；二、对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化；三、对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化；四、对濒危、经过鉴定确认具有极其重要保存价值的档案进行数字化。

确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和保管维护工作轻松，有时可能需要对每份文件进行再次鉴定，同时，在此过程中，收集、整理、保管、鉴定和利用等环节中存在的一些问题也会暴露出来，这些问题的解决也是要在此阶段完成的。这是一项基础性工作，对随后开展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是不容忽视的。

三、不能忽视档案数字化时涉及的著作权保护问题

数字档案馆在资源采集、加工、利用和网络传播等过程中会涉及到一系列法律问题，比如公民的知情权、档案所有者和产权人的知识产权以及隐私权等。其实，在进行档案数字化工作时也会涉及到著作权问题，这点人们通常在数字档案馆的利用阶段或是发生纠纷时才开始关注。笔者认为，在数字化工作开展之前，档案著作权问题就应当引起关注。

档案数字化权是档案著作权人专有的一项权利，在1999年12月国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中规定：“将已有的作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于复制行为”，而复制权是著作权人的专有权，由此可见数字化权的专有权地位已得到国家权威部门的确认，不容更改。在进行数字化工作之前，数字化工作小组需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化权。

首先，要区分待数字化的档案是否受著作权法保护。

一方面，著作权法所称作品，是指文学、艺术和科学领域内具有独创性并能以某种形式复制的智力成果。根据著作权法的有关规定，在档案馆中有大量具有著作权意义的作品档案，如立档单位的年鉴、产品工艺设计、工程项目设计文件、个人生活中的声像材料等等。这些都是受著作权法保护的客体，但也是社会感兴趣、利用率较高的档案。档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利，这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。另一方面，根据著作权法规定，法律法规等不享有著作权保护的、超过著作权保护期的、著作权保护地域范围以外的档案资源不需要考虑著作权问题。因而，区分待数字化的档案是否受著作权法保护后，就可以集中力量解决那些受著作权保护的档案所涉及到的问题。

其次，在进行数字化时要区分哪些行为是“合理使用”，哪些不属于“合理使用”。

我国著作权法规定“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”，属于合理使用作品；这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案，则属于合理使用。如果档案馆对传统档案进行数字化，不仅是为了保存版本的需要，而且是为了建立数字档案馆，便于网上利用，事实上就可能超出了合理使用的范围，这就要按照著作权法的规定采取相应的措施。

第三，在数字化的过程中，要区分是直接转化行为还是二次加工的编研行为。

所谓直接转化，就是通过扫描等技术手段将原始档案信息数字化的行为。处理后的数字化档案无论从视觉感知还是信息内容都是与档案原件保持高度一致的，数字化工作者并没有进行创作性的智力劳动，所以这种数字化的行为，可认定为复制行为，因而可以按照有关复制行为的法律规定来保护相应的著作权。

所谓二次加工，就是将档案按照国家规定、社会需求、工作要求和一定的编排体例进行适当编辑加工的数字化工作。这时的数字化行为已经不是复制的行为，属于数字化手段下的档案编研的范畴。在此过程中，要同时注意两方面的著作权保护问题：一方面，对原始档案进行利用、删减、更改的过程，要按照《档案法》和《档案管理办法》的规定进行，同时要依据著作权法的规定保护档案作者的有关权利；另一方面档案工作者的编撰活动也付出了自身的智力劳动，依据法律规定，对数字化后的档案信息应享有相应权利，也要对照著作权法的规定予以确认。

数字化工作是建立数字档案馆的基础性工作，数字内容对数字档案馆来说是至关重要的，可以说是日后档案馆良好运行的一个保障，因而各级档案馆在建立数字档案馆时，应当将数字化工作作为数字档案馆总体规划的一个重要组成部分，而在数字化之前应该做好必要的准备工作。

参考文献：

1、罗军：《论档案信息资源开发中的著作权保护》，《档案与建设》，2002(4)。

2、戴定丽：《试论数字档案馆建设中的版权问题》，《档案》，2002(3)。

3、贾妹：《数字档案馆与著作权问题初探》，中国期刊网。

4、邹悦：《数字档案资源建设中的著作权问题研究》，中国期刊网。

5、张照余：《关于档案信息化建设效益问题的思考》，http：／／www.daxtx.cn／?action-viewnews-itemid-62，检索日期：2008年6月29日。

4.档案数字化工作总结 篇四

第一章 总则

第一条

为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的档案、保密规范及标准，制定本办法。

第二条

本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等数码设备，对纸张、磁带、胶片、丝绢布等各类载体的档案内容进行数字化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条

本省各级机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称“各单位”）以及有关工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条

县级以上档案行政管理机构负责对本行政区域内同级及下级单位的档案数字化工作进行指导、监督和管理，并在业务培训、专业技术指导等方面提供相关服务。

各单位档案数字化工作中涉及安全保密的问题还要接受同级或上级保密行政管理部门的指导、监督。

第二章 档案数字化工作的组织管理

第五条

各单位应当加强档案数字化工作的组织与管理，建立健全档案数字化工作的相关制度，确保档案实体和档案信息在档案数字化工作交接、加工、保管、存储和利用等流程中的安全保密，严防泄密事件发生。

第六条

涉及党和国家秘密及其它不宜公开的档案不得进行数字化加工。

第七条

依法到省级档案行政管理部门登记备案的中介机构才能从事档案数字化工作。第八条

从事档案数字化工作的中介机构不得有外资背景和外籍从业人员，不得非法留存、持有和使用任何档案信息，使用规范的正版档案数字化软件。

第九条

自行实施档案数字化工作的单位，应由本单位工作人员使用自有的信息设备并实施，并符合本办法规定的条件。

将档案数字化工作委托档案中介机构承担的单位，应当依照本办法规定的条件，对档案中介机构进行资格审查，并对其工作实施监督管理。

第十条

组织实施档案数字化工作的单位，应根据本办法，在具体实施前制定档案数字化保密工作方案，并指定机构或人员负责保密工作方案的执行。

将档案数字化工作委托给档案中介机构的单位，应当与档案中介机构签订档案数字化工作的安全保密协议，明确档案中介机构的保密义务与责任。委托进行档案数字化的单位应当指定机构或人员，负责对保密协议的执行情况进行日常监督、检查。

保密工作方案和安全保密协议报同级档案行政管理部门备案。第十一条

承揽档案数字化工作的档案中介机构，应当按本办法对全体参与档案数字化工作的人员进行资格审查，开展上岗前保密教育，签订保密承诺书，明确保密职责与违法后果。

档案中介机构应将签订保密承诺书人员的名单及其个人基本信息汇总报送委托单位备案。

第三章

档案数字化工作的场所管理

第十二条

自行或委托档案中介机构实施档案数字化工作的单位，档案实体均不得离开档案所属单位范围。

第十三条

实施档案数字化工作的单位，应在本单位内设置符合本办法要求的档案数字化工作场所（以下简称“场所”），并对场所和相关人员进行监督、管理。

第十四条

设置场所应符合下列条件：

（一）场所应独立设置，可封闭，临近档案库房，配备可覆盖全部场所的防盗报警、视频监控及消防等安全管理系统，对档案数字化工作实施全程摄像录像监控。保存监控视频数据的存储设备应由开展档案数字化工作的单位永久保存备查。

（二）场所内应配备安全可靠的档案装具，用于临时保管与存放档案。严禁随地堆放档案。

（三）场所外应设置专用储物箱柜，用于工作人员存放私人物品。进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质设备和其他与工作无关的私人物品。严禁将场所内的任何物品带离场所。

（四）场所应符合防尘、防火、防水、防湿、防高温、防强光、防有害生物等档案安全管理要求，并达到与档案库房相当的管理条件，确保档案实体与信息安全。第十五条

实施档案数字化工作的单位必须制定、实施工作人员进出场所的管理制度，在场所出入口安装安检门，对进入场所的人员进行安检和身份核查登记。有条件的可以要求工作人员穿着没有口袋的统一工作服装进入场所。

严禁工作人员在非工作时间进入场所。

严禁与档案数字化工作无关的人员进入场所

第四章

档案数字化的流程管理

第十六条

各单位以及承揽档案数字化工作的档案中介机构，应严格执行档案出入库（室）的登记和交接手续。档案归库（室）前，各单位的档案工作人员应进行检查，确保档案齐全、完整。

第十七条

档案数字化工作人员在档案数字化的各个工作环节中应遵守有关操作规范和要求，防止对档案造成人为损毁。

第十八条

在档案数字化工作过程中，各单位与档案中介机构必须针对档案的载体情况和质量状况，选择适宜的数字化加工手段和设备，最大限度延长档案寿命

第十九条

实施档案数字化工作的单位应对档案数字化加工场所中涉及档案实体与档案数字化成果移交的各个环节，建立完备的登记和交接手续，并对用于档案数字化工作的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术安全保密措施，确保档案与档案数字化成果的安全保密。

第二十条

档案数字化成果必须通过技术检验，确认无病毒、木马，并验证有效后，方可按照要求移交并储存到规范的档案信息系统数据库中。第二十一条

对档案数字化成果的利用，各单位应制定科学合理的管理策略，按规定采取用户认证、审计、水印、文档加密等技术防护措施，确保数字化档案信息安全。第五章

档案数字化工作的系统与设备管理

第二十二条

实施档案数字化工作的单位，需要使用档案中介机构信息设备的，所使用的信息设备必须送交本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，有安全隐患的一律不得使用，并纳入本单位信息设备管理范围，确保其符合相关的保密标准和安全规范。

第二十三条

用于档案数字化的信息设备及其组成的信息系统必须符合封闭性和独立性的要求，禁止与其他任何网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和外围设备。

第二十四条

实施档案数字化工作的单位应采取物理或者技术防护措施，对用于档案数字化信息设备的输入输出接口使用进行管控，使接口在通常情况下处于封闭状态。任何工作人员不得擅自启封使用。

因数据转移、临时备份等工作需要使用信息设备的输入输出接口时，应经实施档案数字化工作单位的批准、登记，并安排专人在场全程监督实施和保管移动存储介质，实施完毕应再次将接口封闭。

第二十五条

各单位在档案数字化工作任务完成后，应将其数字化过程中使用过的全部存储介质按保密规定销毁。

上述内容应在安全保密协议中明确，所需费用纳入档案数字化工作的经费预算。第六章

档案数字化工作的监督与检查

第二十六条

各级档案行政管理部门在职权范围内，对实施档案数字化工作的单位和承揽档案数字化工作的档案中介机构及其工作人员进行监督、检查。

第二十七条

档案数字化工作监督与检查的原则。

前期备案原则。实施档案数字化工作的单位在开展档案数字化工作前，应将拟数字化档案的数量、基本内容、起始时间，档案数字化工作的保密工作方案、安全保密协议、采取的技术路径及档案数字化机构（含档案中介机构）情况向同级档案行政管理部门登记备案。

开工指导原则。在各单位正式实施档案数字化工作前，同级档案行政管理部门要对进行档案数字化工作的机构、人员、制度建设、场所设置等情况进行审查和检查。

过程监督原则。各级档案行政管理部门要按照本办法第二、三、四、五章规定，对进行档案数字化工作的单位开展定期不定期的监督检查。

参与验收原则。各单位在档案数字化工作结束时，应组织档案数字化成果质量、安全保密等综合验收，并邀请同级档案行政管理部门参与。

第二十八条

对在档案数字化工作中违反本办法的单位和个人，各级档案行政管理部门和保密行政管理部门在各自职权范围内，责令限期整改，并根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的法律、法规及规章追究法律责任。

承揽档案数字化工作的档案中介机构违反本办法，情节严重，或逾期不整改的，由档案行政管理部门向工商行政管理部门提出撤销其注册登记的建议，并注销其在档案行政管理部门的备案。

违反本办法造成泄密的依法追究法律责任。

第七章

附则

第二十九条

本办法由湖南省档案局负责解释。

第三十条

5.档案数字化论文 篇五

1档案管理数字化的可行性分析

1.1档案管理的现状分析

1.1.1管理制度的调查与分析

实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。

1.1.2硬件方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。

1.1.3技术方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。

1.1.4人才方而的调查与分析

档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。

1.2档案管理数字化的实施目标

通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。

1.3档案管理数字化的实施要素

在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。

1.4档案管理数字化建设的保障系统

档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。

2传统人事档案管理的缺点讨论

2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题

我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。

2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题

现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。

2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题

过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等;但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。

3人事档案管理问题的应对策略

3.1对传统的人事档案管理制度进行改革

我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。

3.2尽快转变人事档案内容管理的方式

由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。

4提高对人事档案信息资源的整合

社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。

(1)人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。

(2)人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。

(3)提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。

5结束语

6.档案数字化论文 篇六

档案作为一种原生态信息资源，其重要性正日益显现出来，凭借信息技术为档案利用工作服务，为社会各界服务，是我国档案事业发展的必由之路。方志馆档案已经推行办公自动化系统，档案管理引进了数字化建设，但对电子文件管理的意识比较薄弱，利用率不高，从而造成档案资源的闲置和浪费。部分仍采用传统的档案管理模式，从业人员的专业技能跟不上信息化发展的需要，是各部门普遍存在的问题。因此，应尽快找到传统模式与先进技术的结合点，逐步展开数字化档案管理建设，实现资源共享。同时要加强档案干部队伍建设，提高工作效率，增强档案业务部门的服务水平，更好地发挥方志馆档案的社会功能。

二、方志馆档案数字化管理的基本特征

方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时代发展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。

三、方志馆档案数字化管理的措施

7.档案数字化前处理工作浅析 篇七

一、纸质档案管理工作存在的主要问题

目前我国的综合性档案馆多数馆藏内容庞杂, 案卷数量繁多, 时间跨度长。且由于多年来一直处于封闭式管理之中, 档案管理仅以保管为目的, 以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同, 整理的规格不统一等情况, 形成了档案基础管理普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号, 一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重;六是案卷厚薄不一, 有的一、二页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。总之, 综合性档案馆建馆时间越长, 馆藏量越大, 存在的类似问题就越严重。从以上情况来看, 我国综合性档案馆目前还未完全具备实现档案数字化的充分条件, 需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、规范纸质档案管理, 为数字化做好准备

从科学与经验中都可以获知, 要想提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法运作。

1. 全面普查案卷, 去糟取精。

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行档案数字化管理时出现重复与低效率的情况。

2. 重新组合案卷, 实现案卷规范化。

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、利于科学保管, 还可以提高实行档案数字化管理后的利用效率。

3. 统一分类号, 保证检索查全率。

计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。另外, 在分类的过程中, 还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织专业学习, 统一认识, 统一标准, 尽量做到前后标引一致, 同一类文件标引一致, 从而达到标准化和规范化管理。

4. 规范题名, 保证检索查准率。

档案的分类号保证了检索查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率, 因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要, 在著录过程中标明题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素。如果题名要素不完整, 则要补齐, 如果题名冗长, 则删除多余的赘词。还要统一文种题名, 这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

5. 结合实际, 规范著录工作。

著录是实行档案数字化管理的一项重要的前处理工作, 也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异, 再加上计算机管理又提出了新的技术性要求, 所以各个档案馆应该以《规则》为依据, 并从自己的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求, 制定出适合本馆著录工作的著录细则。

三、加快数据准备, 推进档案数字化进程

1. 分门别类, 充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节, 大大地提高著录速度。

2. 分级次著录, 省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能准确揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。

3. 用“关键词”替代“主题词”, 简化查找时间, 提高效率。

“主题词”虽然有规范统一的功效, 却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。我们可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中, 靠思维归纳出揭示主题内容的词汇, 以“关键词”进行标识, 待录入计算机后, 利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢, 计算机自动标引不准确的缺点, 而且解决了主题词的词义含量问题及分属关系。

参考文献

[1].冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006

8.学校档案数字化的中后期工作 篇八

一、数字化中期：目录优先，注重源头，确保质量

1. 确保目录数据库的规范和完善

虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向，但在全文检索还无法大规模实现的今天，机读目录数据仍是档案检索的主战场，构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步。各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录，特别是办学历史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次，应检查已有机读目录数据的质量和规范，目录信息能否规范、准确地反映档案内容。

2. 重视电子文件的接收

电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径，每推迟一年接收电子文件，就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作。目前，大部分学校都实现了校园办公自动化，但都着重于文件资料的流转利用，至于归档保存则是另一回事。因此，学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨，将档案信息化管理纳入校园信息化工程，以实现电子文件的网上传输和归档，对于还未实现校园一体化的单位，则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版。

3. 做好全文数字化档案的校验工作

全文数字化是一项工作量相当庞大的工程，但学校专职档案管理人员往往人数偏少，因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做。数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务，至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时，应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等。在实践过程中，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况。

二、数字化后期：统筹兼顾，安全第一，讲求实效

1. 统筹兼顾，保证数字化工作可持续

档案数字化工作牵涉多个业务部门，只有统筹和兼顾好各种关系，数字化工作才能可持续。一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源，避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术，避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备，避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度，避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机，进一步规范纸质档案管理，避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果。

2. 确保数字化工作的安全

首先，档案数字化过程中要大量利用档案实体，因而应加强档案实体流通过程的监控，保证档案实体不丢失、不损坏，确保绝对安全；其次，要选择安全的档案信息存储设备。数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关，一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。因此，应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全，如光盘、移动硬盘、服务器等。再次，要做好档案信息备份。数字化处理的档案信息应备份两套以上，其中原件封存保管，复件用于对外查阅利用和异地保存，同时做好原件与复件数据的比对校验工作，确保备份信息可读、可还原，并做好数据信息备份时的登记工作。最后，应做好信息数据库的日常维护，以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。

3. 依托网站，做好数字化档案的利用

如何发挥档案数字资源的优势，并最终满足用户需求，是各级各类档案机构一直以来所追求的目标。作为学校档案部门，由于处在教育科研前沿阵地，有条件依托网络系统，构建档案网站，作为数字化信息资源利用和服务的平台。一是应做好网站的档案信息导航工作，引导用户进行准确、快速检索；二是要实现档案目录查询向数字化原文查询过渡；三是要开展互动服务，征求用户对档案信息资源的需求意见，逐步解决用户信息和档案部门提供信息不对称的问题；四是要及时补充和更新网站档案信息资源。通过依托档案网站，对档案资源实现以计算机检索代替手工检索，以网络查询代替上门查阅，以电子复制拷贝代替人工摘抄、复印，从而提高档案利用的质量和工作效益。

9.档案数字化论文 篇九

一、房地产档案管理的特点

（一）专业性和项目性。房地产档案管理有自己的特点，突出表现在专业性和项目性上。就专业性而言，因为房地产档案是在房地产的管理活动中形成的具有真实性的历史资料，其产生的基础是房地产特定的专业活动，所以其具有较强的专业性。就项目性而言，因为房地产的建设是以项目为区分的，所以档案资料也是按照项目内容进行建立，因此，在档案管理的时候，便会按照项目来进行。简而言之，房地产档案的产生具有专业性和项目性，所以在管理中也要重视这两个特性。

（二）分散性和集中性。房地产档案管理除了具有专业性和项目性的特点外，还拥有分散性和集中性的特点。就房地产开发而言，由于项目需要完成不同的工作，而每一项工作都具有差异性，所以对于不同工作的资料要进行分散管理，这就造成了管理的分散性特点。另一方面，虽然项目有不同的环节划分，但是整体上具有统一性，所以在管理当中，项目资料需要进行集中保管。这也就形成了房地产档案管理集中性的特点。简言之，分散和集中的结合，使得档案管理更具效率性。

二、数字化技术在房地产档案管理中的应用

（一）在档案检索和查询中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的应用价值巨大，首先体现在档案检索和查询中。

传统的房地产档案在进行检索和查询的时候，需要按照“问题”或者是“事由”来进行档案位置的确定，然后再进行进一步的查询。在利用了数字化技术之后，可以在数据库中进行档案资料的直接检索，这就避免了检索步骤的繁复化，使得检索效率有了显着的提升。另外，利用数字化技术，还可以打破时间和空间的限制，这就使得房地产档案的检索和查询可以随时随地地进行，此种管理方式无疑会提高档案的利用效率和价值。

（二）在系统权限设置方面的应用。数字化技术在房地产档案管理过程中，在系统权限的设置方面也有着积极应用。在房地产档案的数字化体系建设中，为了保证信息资料的完善性、全面性以及保密性，需要在系统中进行一定的安全权限设置。数字化技术能够清楚地将档案管理的环节进行划分，然后在环节连接处进行权限设置，这样，整个系统的环节性更加的明显，安全性也得到了相应的提升。

（三）在档案统计工作中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的另一个突出应用便是在统计工作中的应用。目前，由于信息技术和网络技术的普遍利用，房地产档案不仅会以文本的形式存在，更会以电子形式存在，利用数字化技术，可以在最短的时间内对电子档案信息进行分类和编排，这会提升档案统计工作的效率，而且这种数字化手段的应用，成功地解决了人工档案在存储和管理上的不便。传统的纸质档案容易受到各方面因素的影响而造成毁坏，比如腐烂或者火灾等，这些毁坏会造成档案统计的不完善，而利用数字化技术，可以将档案资料压缩成数字信息，进而进行保存，这样，档案的完整性和全面性都会得到保障，档案统计的质量和效率也会提升。简而言之，利用数字化技术，可以进一步加强房地产档案统计工作的全面性，从而实现质量化和效率化。

（四）在档案分析中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的最后一个突出应用体现在档案分析中。档案分析是档案管理的重要内容，利用数字化技术，可以迅速地将电子档案进行分类和整理，从而提取出有效的信息为管理效果的提升服务。利用数字化技术，档案分析的效率会明显提升，档案管理的质量也会显着加强。在进行档案管理的时候，要想使得档案的价值得到最大化的发挥，那么就必须进行档案分析。数字化技术利用信息的手段，对档案资料进行重新的分析和组合，这样，档案的价值便会得到提升，其利用的效果也会加强。

三、结语

随着房地产市场的持续发展，房地产档案的数量持续增加。数量繁多的档案资料给有效地管理带来的一定的困难，而管理难度的增加又会造成档案资料利用价值的降低，所以积极地利用新技术促进房地产档案的管理，提升其利用价值具有重要的意义。数字化技术是近年来发展起来的高新技术，在管理中具有突出的作用，利用数字化技术对房地产档案进行管理，可以更加科学地掌控档案资料，从而提高资料利用率，这对于档案管理的价值提升而言意义重大。

【参考文献】

[1]吴学智.房地产档案管理中数字化技术的运用分析[J].数字技术与应用,20xx（03）:205.

[2]李昕毅.论述缩微复制技术在房地产档案管理中的运用[J].黑龙江史志,20xx（13）:162.

[3]黄飞.浅析数字信息化在房地产档案管理中的应用[J].中国市场,20xx（16）:111+113.

10.档案数字化流程与规范 篇十

一、档案接收

档案接收概述：

档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理

档案整理概述：

在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：

1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；

2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；

3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。

5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。

6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。7.档案整理清单表单（整理人、、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注）

三、目录著录（案卷目录、卷内目录）

传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述：

案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。

卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件

主题。著录项目: 案卷目录:、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、页数、件数、等字段

卷内目录:、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段

著录软件：著录软件著录方式为两录一校。（即两个人著录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致）

两录一校（著录软件）： 由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人著录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。

四、档案扫描规范及分工

(1).操作扫描仪人员：

1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描（分辨率也称DPI）,扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。

2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：

a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。

b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。

3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：00001.jpg、件号：00001。

注意事项：

1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。

3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。

4.扫描尺寸分为A4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。

5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。

6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。

(2)图像处理人员： 图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。

1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。

3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作(不能影响图像清晰度)。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。

5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出（1~2）毫米白边（如图像边缘无字，则不需留边）。

6.图像的大小(像素)要基本一致。

(3)图像质检人员（可让挂接人员用时进行）

经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee 及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，（包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理（并详细记录错误率），返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。

(4)挂接人员（终检）挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。

终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。

五、刻盘